Protocol is de bestuurscockpit voor de
gemeente. Wethouders en management van gemeentelijke organisaties
gebruiken de bestuurscockpit als hun informatiecentrum en
besturingsinstrument.
Protocol brengt het gehele taakveld van de bestuurder in kaart. Voor
de wethouder betekent dit dat hij de gehele gemeente in zijn cockpit
terugziet, met al zijn gelaagdheden en al zijn vitale onderdelen.
Met daarbij eventueel de nadruk op de onderwerpen die deel uitmaken
van zijn eigen portefeuille.
Aan de gemeentesecretaris en de sectorhoofden laat de cockpit hun
gehele organisatie zien met alle gelaagdheden en afdelingen.
HOOFDSCHERM
Deze software kan u alle informatie verschaffen die u gebruikt bij
het besturen van de gemeente en plaatst alle relevante informatie in
een overzichtelijke en herkenbare ‘universele’ structuur. En meer
dan dat: een aantal unieke indicatoren laat u zien wat achter de
schijn verborgen gaat. Hoe gezond is het beleid, waar kunnen in de
toekomst problemen ontstaan, hoe kunt u ze vóór zijn. Hoe succesvol
zijn het bestuur en de uitvoering en waar zijn correcties nodig?
In de bestuurscockpit ‘Protocol’ wordt gebruik gemaakt van zeven
niveaus van besturingsinformatie. Deze geven de opbouw van de
informatieprocessen binnen een gemeente weer.
MAATSCHAPPIJ &
WERELD
De omgeving vertoont trends die worden
beïnvloed door economische, politieke, juridische, technologische en
sociale ontwikkelingen. In niveau 7 ‘Maatschappij en Wereld’ ziet u
of ontwikkelingen en uw positie in de omgeving maatregelen
rechtvaardigen. De informatie kan afkomstig zijn van
perspublicaties, onderzoeksinstituten (bijvoorbeeld het CBS), data
vendors, brancheorganisaties en de eigen organisatie.
RESEARCH
Uit het onderzoek in niveau 6 ‘Research’ kan
onder meer blijken of de organisatie voldoende in huis heeft om
problemen en veranderingen beleidsmatig aan te pakken. U ziet of uw
organisatie doelgericht opereert, of kansen juist gezien en benut
worden en of er sprake is van ontwikkeling.
DOELSTELLINGEN
De formulering van beleidsdoelstellingen en het monitoren ervan
wordt ondersteund door niveau 5 ‘Doelstellingen’. U kunt uw
doelstellingen hiermee zó formuleren dat u niets over het hoofd ziet
en het programma laat zien of uw doelstellingen gehaald worden.
BESLISSINGEN
Op bestuurlijk niveau worden beslissingen genomen en vastgelegd om
de koers van de gemeentelijke organisatie aan te geven. Deze
beslissingen worden vastgelegd in niveau 4 ‘Beslissingen / Data
Totaal’. Eenduidige verslaglegging van vergaderingen en meetings is
gewaarborgd door toepassing van standaard sjablonen.
Via een handige zoek-tool kan vroegere besluitvorming in opgeslagen
vergaderstukken snel teruggevonden worden. Hiermee kan veel
tijdswinst behaald worden.
DATA TOTAAL
Over Business Intelligence gesproken: de hier beschikbare
informatie is de kennis die uw besluitvorming ondersteunt.
Hier vindt u informatie van uw eigen gemeente en van de
omringende wereld.
Daarnaast is er een benchmarking instrument (Data Regio) dat
u laat zien waar uw gemeente staat ten opzichte van andere
gemeenten. Hiermee kunt u ook interne gemeentelijke diensten
of afdelingen onderling vergelijken.
DATA REGIO
Hiermee wordt informatie van de eigen gemeente vergeleken
met andere gemeenten of met de regio, het zogeheten ‘benchmarking’.
U kunt de eigen gemeente benchmarken met vergelijkbare
gemeenten in Nederland en met een regio. Ook kunt u
benchmarken met deelgemeenten, kernen, afdelingen, diensten
of bedrijfsonderdelen binnen een gemeente.
De categorieën van onderwerpen (in totaal 36) worden per
gemeente of onderdeel vastgesteld. In twee onder elkaar
geplaatste informatievensters worden de eigen gemeente en de
gekozen 'concurrent', groep of regio of ander eigen
bedrijfsonderdeel met elkaar vergeleken. Naar keuze wordt de
informatie getoond in de vorm van rapporten, grafieken,
verslagen, etc.
Verscheidene organisaties organiseren gemeentelijke
benchmarks en leveren digitale data die als materiaal voor
deze schermen gebruikt kunnen worden.
MANAGEMENT
De verantwoordelijke managers sturen de uitvoering aan. Met niveau 3
‘Operationeel Management’ kunnen zij trends en ontwikkelingen
onderzoeken. Deze worden bezien in het licht van de ‘tactische
doelen’ waarop zij hun afdeling aansturen. Dit kan bijvoorbeeld gaan
over resultaat, efficiency, personeel en financiën.
WERKPROCESSEN
De werkvloer kan alleen goed presteren als
zij gezond is en als de werklast is afgestemd op haar capaciteit.
Als dit zo is dan ‘stroomt het’, is het ‘vloeibaar’. Speciale
indicatoren in niveau 2 ‘Werkprocessen’ laten zien of de afdelingen
gezond zijn en of werk en financiële middelen soepel door de
afdelingen stromen.
VERSLAG TOTAAL
Uiteindelijk gaat het om het resultaat. Hoe
wordt omgegaan met doelen, prestaties, budgetten, investeringen en
rapportages? De heldere cijfers worden gerapporteerd in niveau 1
‘Verslag Totaal’. U ziet daarin cijfermateriaal van uw eigen
organisatie en van uw sector. Deze bevatten onder andere financiële
cijfers zoals bijvoorbeeld begroting en budgetten, balans, verlies-
en winstrekening. Ook operationele en financiële kengetallen en
prestatie indicatoren kunt u hier vinden.
|
